Comptabilité, ASC et gestion de votre CSE
Comment assurer la conformité de l’offre d’activités sociales et culturelles ?
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, les activités sociales et culturelles (ASC) regroupent tous les avantages offerts aux salariés pour améliorer leur bien-être, augmenter leur pouvoir d’achat et favoriser leur accès à la culture. La gestion de ces activités constitue d’une des principales attributions du Comité social et économique (CSE).
Selon la loi (art. L2312-78 et R2312-35 du Code du travail), la définition des ASC résulte de quatre critères cumulatifs. L’activité doit être :
- facultative (non liée à des obligations légales ou conventionnelles) ;
- ouverte à tous les salariés et stagiaires et peut être ouverte à d’anciens salariés et aux membres de la famille ;
- attribuée sans discrimination ;
- une amélioration des conditions de bien-être des salariés.
Il peut s’agir, par exemple :
- D’activités individuelles, telles que des chèques vacances, des bons d’achat, des réductions sorties…
- D’activités collectives, parmi lesquelles les voyages ou week-ends organisés, la location de matériel, les fêtes de Noël…
Qui sont les bénéficiaires des ASC ?
Les bénéficiaires sont les salariés et les stagiaires, sans distinction, qu’il s’agisse du contrat, de la catégorie socio-professionnelle, du temps de travail ou de l’ancienneté.
Aucune discrimination ne doit exister dans l’accès aux ASC (Cass. soc., 24 févr. 1983, nº81-14.118). Par exemple, l’accès aux ASC ne peut pas dépendre de l’appartenance syndicale des salariés (Cass. soc., 16 avr. 2008, nº 06-44.839), ni d’aucun autre critère discriminatoire.
En revanche, le montant de la prestation versée peut varier selon des critères sociaux objectifs et prédéterminés (quotient familial / revenu fiscal de référence) et répondre à certaines obligations :
- Les critères doivent être connus de tous au sein de l’entreprise ;
- La variation du montant de la prestation ne doit pas conduire à priver certains salariés du bénéfice de l’avantage initial.
Politique sociale et culturelle de l’entreprise
La politique en matière d’activités sociales et culturelles relève du CSE. Ce dernier est libre de déterminer la politique qu’il entend promouvoir, l’interférence de l’employeur en la matière pouvant relever de l’entrave.
Le CSE peut en déléguer la gestion (article R. 2312-36 du code du travail), que ce soit à l’employeur (restauration collective) ou à des associations (activités sportives), etc. Les prestations que le CSE entend proposer doivent cependant faire l’objet d’une délibération du comité.
URSSAF : Quelles sont les obligations ?
Le CSE doit informer mensuellement l’employeur des avantages qui doivent être soumis à cotisations et contributions sociales puisque c’est l’employeur, qui est responsable des déclarations et du versement des cotisations sociales à l’URSSAF sur les prestations allouées.
Toute somme ou tout avantage en nature versé par le CSE à un salarié dans le cadre de son travail est soumis à cotisations et contributions sociales, sauf si l’avantage est versé à titre de secours, l’exonération est prévue dans une loi ou un décret ou si l’exonération est tolérée administrativement. Pour certaines ASC, l’URSSAF applique des tolérances administratives (prévues dans son guide) qui permettent d’exonérer le CSE du règlement des cotisations et contributions sociales. C’est le cas pour les cadeaux, bons d’achats dans la limite de 5% du PMSS (193 € en 2024 – cumul possible avec des évènements type Noël ou rentrée scolaire, remboursements sur justificatifs : voyages, sport, culture, etc.).
Pour en savoir plus : Guide CSE URSSAF
Que recouvre la jurisprudence du 3 avril 2024 ?
La règlementation en matière d’activités sociales et culturelles en entreprise a évolué depuis la jurisprudence du 3 avril 2024. La Cour de cassation a rendu un arrêt (no 22-16.812 FS-B), remettant en cause le critère d’ancienneté dans l’attribution des ASC. Elle a rappelé, sans référence spécifique à la notion de discrimination, que c’est la seule et unique qualité de salarié ou de stagiaire qui confère un droit d’accès aux ASC : « Il résulte de ces textes que, s’il appartient au comité social et économique de définir ses actions en matière d’activités sociales et culturelles, l’ouverture du droit de l’ensemble des salariés et des stagiaires au sein de l’entreprise à bénéficier des activités sociales et culturelles ne saurait être subordonnée à une condition d’ancienneté. »
Le cas jugé concernait une société d’assurance. Une organisation syndicale avait saisi la justice en contestation d’une modification du règlement intérieur du CSE instaurant un critère d’ancienneté (de six mois) pour l’accès aux activités sociales et culturelles.
Peut-on appliquer un critère d’ancienneté ?
A la suite de cette jurisprudence, le CSE appliquant un critère d’ancienneté s’expose à plusieurs risques :
– L’action en justice d’un salarié exclu du bénéfice d’une ou plusieurs ASC
Le salarié peut saisir le tribunal judiciaire, demander à bénéficier de l’ASC dont il est exclu et réparation pour le préjudice subi. Le CSE s’expose donc au risque d’injonction à servir l’ASC refusée, à une condamnation à des dommages et intérêts et à des frais de justice.
– L’action en justice d’une organisation syndicale
Toute organisation syndicale est fondée à saisir le tribunal judiciaire en cas d’application d’un critère d’ancienneté pour l’attribution des ASC. Il peut alors demander l’annulation dudit critère (règlement intérieur, documents internes, budget du CSE, etc.). Les risques, dans ce cas, seront les suivants : l’annulation du critère d’ancienneté, la condamnation à des dommages et intérêts et les frais de justice.
– Un redressement de l’URSSAF
Jusqu’alors, l’URSSAF admettait que le CSE puisse fixer une condition d’ancienneté pour l’attribution des prestations (dans la limite de 6 mois) sans que cela ne remette en cause l’exonération de cotisations et contributions sociales. Depuis le 30 juillet, l’URSSAF considère que ce n’est plus le cas. L’agence prévoit cependant un délai : les CSE ont jusqu’au 31 décembre 2025 pour modifier les critères de versement de ces prestations et se mettre en conformité. A partir de cette date, l’URSSAF considèrera l’application d’un critère d’ancienneté comme un critère discriminatoire. Le CSE concerné s’exposera alors à un redressement en cas de contrôle. Si l’URSSAF estime qu’il y a discrimination, c’est l’ensemble des montants engagés sur l’activité concernées qui seront redressées. Par exemple, pour des bons cadeaux pour Noël d’une valeur de 100 €, dont le bénéfice est soumis à un critère d’ancienneté, c’est l’ensemble de la dépense, soit 100 € X 500 bons = 50.000 €, qui fera l’objet du redressement.
Comment supprimer le critère d’ancienneté ?
Si le CSE a mis en place des ASC avec une condition d’ancienneté pour leur attribution, ce critère doit être annulé. Cela peut amener le CSE à :
- Réviser l’ensemble de la politique ASC mise en place ainsi que le budget afférent ;
- Assumer un niveau de prestation non prévu initialement (salariés ne répondant pas au critère annulé à qui les prestations devront être proposées) ;
- Faire potentiellement face à des demandes de compensation, dommages et intérêts ;
- Faire face à des choix de réductions possibles de l’offre ASC.
C’est la raison pour laquelle il est vivement recommandé de faire appel à votre expert-comptable afin d’évaluer la nécessité de moduler votre offre d’ASC et de vous fournir des préconisations quant à votre nouvelle politique.